A saúde financeira de uma empresa depende de uma gestão de estoque eficiente dos seus recursos econômicos e processos de produção, bem como de uma boa administração do inventário.
A gestão de estoque desempenha um papel fundamental nos negócios. Sem ela, o fornecimento de produtos e insumos e mesmo a comercialização de bens poderia ser comprometido, levando a perdas graves.
Este tipo de situação pode afastar os consumidores de um negócio, uma vez que não conseguem encontrar o que querem. Por conseguinte, é essencial manter uma boa gestão de estoque, baseada nas melhores práticas na área. Pensando assim, elaboramos este artigo especialmente para você. Continue a sua leitura e saiba muito mais!
O que é gestão de estoque?
O gerenciamento de estoque envolve o controle de recursos (tempo, dinheiro e mão de obra), insumos, produtos em desenvolvimento e produtos acabados em ambientes de armazenamento.
Para isso, aplicam-se técnicas para melhorar a conservação e a rotatividade dos produtos armazenados nos estoques e centros de distribuição. O objetivo é manter um melhor giro de estoque, priorizando os produtos que possuem maior saída, organizando-os de forma a não serem encalhados, estragados ou sejam extraviados.
O gerenciamento de estoque reflete a capacidade da empresa em organizar e administrar cada item em seu estoque. Além de permitir que a empresa entenda e saiba sobre o seu próprio mix de produtos e demandas, o que irá determinar as necessidades de reposição dos itens, além de gerenciar a quantidade de produtos é capaz de identificar os produtos que estão parados a muito tempo no estoque e produtos que podem estar próximos a vencimentos.
Este é um dos passos mais importantes na cadeia de suprimentos, pois é responsável por alimentar os negócios realizados em pontos de venda, comércio eletrônico e outros locais. Esse processo também busca reduzir os custos e gerar de forma eficiente o fluxo constante de entrada e saída das mercadorias.
Ter um armazém cheio de mercadorias não é sinônimo de sucesso comercial, ao contrário disso. Representa um investimento estagnado.
Assim, a gestão do estoque é uma das chaves do sucesso das empresas, uma vez que tem por objetivo garantir o estoque ideal para a atividade da empresa, ou seja, evitar o excesso ou a escassez de produtos e assegurar que sempre que um cliente solicite um produto, este seja entregue.
Importância da gestão de estoque
Os produtos que faltam para a sua comercialização, geram maiores níveis de ruptura nas prateleiras, vitrines e gôndolas dos estabelecimentos. Isso pode levar a paradas na linha de produção de novos itens até que os estoques acabem. Isso pode ocorrer por vários fatores, alguns deles:
- Vendas com preços baixos feitas por liquidações, queimas de estoques ou promoções;
- Outro fator são os produtos vencidos principalmente produtos perecíveis que se torna impossível a sua venda;
- Descartes.
Em alguns segmentos, um produto pode se tornar obsoleto em pouco tempo. No mundo da moda, por exemplo, as coleções são trocadas de acordo com as estações, gerando perdas se não puderem ser comercializadas na próxima temporada.
Alguns especialistas asseguram que o ideal é que o fluxo de entrada e saída sejam praticamente idêntico. Porém, dependendo da atividade da empresa, as demandas podem variar radicalmente ao longo do ano, tornando necessário que a empresa tenha um estoque de segurança, uma vez que o esgotamento dos produtos em estoque pode ter um impacto significativo na lucros da empresa.
Além disso, as empresas conseguem muitas vezes negociar com os seus fornecedores em condições vantajosas se comprarem grandes quantidades. Dependendo da situação, esta poderia ser uma boa oportunidade de negócio.
O gerenciamento inadequado de estoques pode levar a diversos problemas. No entanto, há também ganhos para aqueles que mantêm boas práticas na gestão de estoque e armazenagem. Veja alguns deles abaixo!
Atender com eficiência às demandas da produção
Uma administração de estoque bem cuidada e gerida integrada com o departamento de compras, além de garantir o fornecimento dos produtos e matérias primas, traz muitas outras vantagens para a sua empresa, podendo ser organizada de acordo com as demandas ou outros critérios selecionados.
Itens que possui maior procura, pode inclusive ser organizada estrategicamente para que a retirada e envio para os pontos de vendas seja mais eficiente e com maior agilidade dos armazéns.
No ramo alimentício como supermercados e outros estabelecimentos, a gestão de estoque ajuda muito para que os mesmos sejam reabastecidos e tenham um controle maior dos prazos de validade podendo ser colocados nas gôndolas e prateleiras com maior destaque para que sejam vendidos antes de expirarem.
Melhorar o processo de compras
A gestão de estoque deve dar atenção especial as compras que são guardadas em ambientes de armazenagem. Quando o processo de aquisição é bem conduzido, a linha de produção pode contar com os insumos necessários para a confecção de itens.
O departamento de compras devem ter uma sincronia eficiente com o gerenciamento de estoques, pois eles estão ligados um ao outro, a partir do momento que os itens são armazenados nos estoques. Quando existe uma sincronia a possibilidade de faltar produtos ou comprar mais do que o necessário é muito reduzido.
Quando esse processo é eficiente os pontos de vendas, revendedores e os comerciantes que trabalham com os itens são beneficiados principalmente ao tempo.
Calcular o Giro de Estoque
O giro de estoque é muito importante para saber quais são as mercadorias que tem mais saída e quais têm menos saída, assim podemos comprar em maior quantidade os itens que mais vendem e comprar menos aqueles que podem ficar encalhados no estoque.
“O cálculo do giro de giro de estoque é o total de vendas sobre o volume médio do estoque”
Por exemplo em uma loja que possui um estoque de 100 camisetas e ao longo do mês de 30 dias vendeu 400 camisetas, podemos determinar que o giro de estoque de quatro vezes ao mês.
Para se ter um valor eficiente é importante seu estoque possuir uma boa gestão de estoque controlando e administrando com a maior acuracidade possível as entradas e saídas de cada produto.
Vantagens da gestão de estoques
Muitas são as vantagens de ter uma gestão de estoques eficiente em sua empresa, vamos falar sobre as 2 principais:
- Redução de custos
- Suporte para as compras
Redução de Custos
Uma das vantagens de ter uma gestão de estoque é a possibilidade de possuir uma rotatividade correta de produtos, assim evita que produtos fiquem parados por muito mais tempo do que o normal. Com um bom gerenciamento é possível organizar melhor o estoque, facilitando inclusive a limpeza e conservação do almoxarifado, pois não terá produtos entulhados por todos os lados.
Um estoque bem administrado terá maior otimização dos espaços, facilitando e reduzindo inclusive gastos de climatização e refrigeração quando necessário. Facilitando a localização de produtos e a circulação, sem contar no acesso para fazer as conferências de entradas e saídas de produtos.
Suporte para as compras
Na gestão de estoque e planilhas são uma ação básica, com os relatórios é possível identificar o giro de cada item do estoque, com esse tipo de planilha em mãos o Departamento de Compras poderá ter um planejamento mais eficiente de quais produtos tem mais saída evitando assim comprar produtos desnecessários e com poucas saídas. Essa ação ajuda e muito na redução de gastos desnecessários e compras duplicadas.
Boas Práticas para Gestão de Estoque
Como Fazer a Gestão de Estoque do meu negócio?
Todo empreendedor que almeja ganhar espaço no mercado e destacar seu negócio da concorrência deve fazer mais do que apenas proporcionar aos clientes um atendimento de excelência. Hoje, também é fundamental organizar e controlar o estoque de forma eficiente.
A gestão de estoque é um dos principais fatores para garantir que todos os produtos estejam sempre disponíveis para os clientes. Além disso, esse controle é essencial para organizar os itens armazenados de forma que sejam encontrados rapidamente, evitando que os clientes precisem esperar muito por um produto.
Registro dos produtos
O primeiro passa para gerenciar o estoque de uma loja é classificar todos os itens comercializados. Essa classificação deve levar em consideração diversos critérios, quanto maior a especificidade, mais fácil será separar e escolher a disposição dos produtos no estoque.
As informações mais relevantes para o registro dos produtos costumam ser:
- Número de referência;
- Custo do produto;
- Data de Chegada;
- Fabricante;
- Categoria;
- Localização;
- Validade
Claro que além desses, muitos outros podem ser incluídas, como informações específicas do fornecedor, como o número do pedido e quaisquer outros critérios importantes para o seu negócio (cor, tamanho, modelo, etc.).
Implementação de Software de Gestão
Em centros de distribuição e grandes estoques o uso da tecnologia é muito bem vindo. Leitores de código de Barras, ERPs, Etiquetas RFDI são tecnologias de automação que facilitam o gerenciamento, organização e eficiência da gestão de estoque reduzindo assim gastos e aumentando os lucros.
Defina um fluxo de entrada e saída do estoque
Sabemos da importância de manter um eficiente controle de entrada e saída de produtos. Pois com esse controle será possível acompanhar e comparar os produtos que possuem no estoque e se estão compatíveis com as informações do financeiro.
É fundamental que o estoque siga uma estrutura de movimentação das mercadorias, garantindo que a entrada e a saída dos itens siga o fluxo correto. Para a movimentação dos produtos no estoque, devem-se criar procedimentos a serem seguidos pelos estoquistas, garantindo a organização do estoque e facilitando os trabalhos.
Para realizar a gestão de estoque de uma loja e mantê-lo sempre organizado, todas as movimentações de roupas (entradas ou saídas) devem ser devidamente registradas em uma planilha de controle ou no sistema de gestão da loja.
Somente registrando todos os itens é possível controlar quais são as quantidades disponíveis de cada item e determinar quando novos itens devem ser compradas para a estocagem.
Estoque Mínimo e Estoque Máximo
Estabelecer o estoque mínimo e máximo é fundamental para um bom funcionamento do estoque. É necessário determinar a quantidade de produtos que possam atender a demanda de determinado período, evitando assim que aconteça rupturas no estoque o que causa prejuízos a empresa quando os clientes não encontram os produtos que buscam. Quando o estoque máximo não é determinado de forma eficiente prejuízo podem acontecer pois produtos em excesso em um estoque podem ser perdidos ou ficarem parados.
Para estabelecer esses níveis, precisamos considerar alguns aspectos como:
- giro de estoque;
- tendências de consumo;
- comportamento do público;
- sazonalidade nas vendas;
- estratégias de marketing da empresa
Preste atenção aos custos e às receitas
A administração de estoque não se restringe apenas ao controle físico. Para que o negócio tenha sucesso, é necessário monitorar o estoque procurando levar em conta os valores dos produtos, o giro de estoque e a sua margem de lucro.
Além de saber qual o produto que tem mais saída em seu estoque, é importante saber também qual o produto que gera maiores lucros para a empresa.
Faça sempre um inventário de estoque
Por último, para contabilizar e assegurar quais são os produtos que estão em sua empresa, não podemos deixar de realizar auditorias periódicas no estoque. Esse procedimento é fundamental para a confirmação dos dados registrados na planilha ou no sistema e ajuda a garantir total controle sobre o estoque.
Os principais erros na gestão de estoque que custam caro
O mercado de trabalho não para, e é certo que está cada vez mais competitivo, independentemente do seu setor de atuação. Por conta disso, os erros e as falhas na gestão de estoque devem ser diminuídos ao máximo, a ponto de que a sua empresa não sofra com o desperdício, com a ultrapassagem da concorrência e demais fatores que venham a prejudicar a produtividade, a equipe de funcionários, as vendas ou o negócio como um todo.
Por conta disso, a gestão do seu negócio se torna cada vez mais importante, independentemente de qual seja o seu empreendimento. E, para lhe auxiliar na gestão de estoque do seu negócio, confira neste artigo quatro erros que devem ser totalmente evitados.
Não levar em consideração a Sazonalidade
É um erro negligenciar a sazonalidade das vendas, especialmente quando o nível de compras oscila mais do que o normal como no Natal, Dia das Mães, Dia das Crianças e em outras datas comemorativas.
Não apostar em tecnologia
Muitas são as empresas que ainda não abriram mão dos antigos sistemas para o controle do estoque do seu negócio, apostando em planilhas manuais ou relatórios não tão eficientes assim. E é por meio dessa atitude totalmente retrógrada para o seu negócio que a probabilidade de erros (principalmente na contagem de itens) é grandíssima.
Ao apostar em um software que gera relatórios envolvendo o seu estoque, o controle será muito maior, possibilitando ainda a programação de novas compras, a realização de promoções com produtos que não são vendidos há muito tempo e um planejamento bem mais completo dos seus produtos de uma forma geral.
Informações incompletas
Os indivíduos que trabalham com o estoque da empresa devem detalhar cada um dos itens presentes no estoque para que seja possível atender à demanda de controle da empresa. Dessa forma, tomar decisões realmente acertadas se torna mais simples, afinal, é assim que uma empresa do setor têxtil, por exemplo, tem controle de quantos casacos de cada cor e tamanho ainda estão no estoque, por exemplo.
Apostar só em planejamentos para o momento
O planejamento do que será feito unicamente nos próximos dias não é adequado, principalmente no que diz respeito à gestão do estoque. Nesse sentido, não se torna possível pensar apenas no presente: um planejamento a longo prazo pode ser a chave para evitar a falta ou o excesso de mercadorias.
Controle de estoque de forma isolada
A integração de todos os setores da sua empresa é essencial para que o controle do estoque também seja possível de maneira assertiva. O setor de marketing, vendas e financeiro, por exemplo, podem auxiliar nos oferecendo a informação de qual item está saindo com maior demanda, qual não está, e assim por diante.
Métodos de gestão de estoque: Conheça os 6 principais
Primeiro que Entra, Primeiro que Sai (PEPS)
Um dos melhores benefícios de usar o PEPS é que ele evita que os produtos se estraguem nas prateleiras, pois os itens que chegam primeiro no estoque são os primeiros a serem comercializados. No entanto, é preciso ter muito cuidado com esse método pois nem sempre o produto que esta mais tempo no estoque é aquele que expira primeiro, ficar sempre atento a datas de vencimento é uma ação necessária.
Último a Entrar, Primeiro a Sair (UEPS)
Na UEPS, o valor que vai ser passado ao consumidor é baseado nos valores do último lote de mercadorias que a empresa comprou. Além disso, os itens mais novos em estoque são os vendidos primeiro.
Just in Time (na hora certa)
O just-in-time é muito utilizado por varejistas e administradores que acreditam que, para aumentar a rentabilidade do negócio, é necessário ter um estoque que atenda às necessidades de demanda do negócio. é uma estratégia de manufatura voltada para o consumidor que visa reagir de forma rápida e flexível às flutuações do mercado.
just-in-time, é um sistema que busca produzir produtos a quantidade exata para atender a demanda, com rapidez e sem a necessidade de armazenamento, para ter certeza de que o produto chegue seu localização no tempo determinado, por isso o nome just-in-time.
Curva ABC
Um dos métodos mais comuns usados no gerenciamento de estoque é a popular curva ABC. Seu dinamismo é baseado em três pilares: faturamento, giro de estoque e rentabilidade. O estoque é organizado de forma que sejam priorizados os produtos de maior valor agregado.
Produtos da categoria A: Corresponde a 20% do total do estoque. Geralmente as mercadorias que geram o maior faturamento para a empresa estão nesta categoria, podendo esta ser a categoria que mais tem produtos em seu estoque onde o giro de estoque é maior.
Produto da Categoria B: Corresponde a 30% do total do estoque. Neste quadro estão os produtos que possui também uma grande quantidade no estoque porém os itens não trazem tanto faturamento quanto o anterior, mesmo assim é uma categoria importante para o fluxo de caixa.
Produto da Categoria C: Corresponde a 50% do total do estoque.
Custo médio
O cálculo do preço final do produto só é determinado após os gestores terem calculado seus custos. O método do custo médio procura calcular uma média dos custos.
A soma dos novos produtos com os produtos em estoque e divida essa soma pela quantidade total de mercadorias. O resultado deste calculo é o custo médio por produto.
Terceirize a Gestão de Estoque de sua empresa com a Datasite
Indicado as empresas que queiram terceirizar suas áreas de prevenção e perda e ou gestão de estoque, onde literalmente o cliente não necessita fazer nada, pois nossa equipe fará toda a operação, conforme demonstrado abaixo:
- Análise se as movimentações são seguras;
- Análise se as operações sistêmicas são seguras;
- Inventário de estoque informatizado e em alguns casos com dupla leitura;
- Acompanhamento da criação dos manuais de todas as movimentações;
- Inventário surpresa;
- Divergência simples e Divergência On line;
- Laudo da operação com as assinaturas do responsável do estoque e nosso coordenador;
- Reunião de apresentação contendo os resultados dos inventários;
- Análise dos ciclos de inventário;
O que nossos clientes ganham com esse serviço:
O principal ganho é obter respostas:
-
- Porque meu estoque não bate?
- Porque ao final do inventário ninguém sabe explicar as diferenças?
- Porque sempre faço inventário e não percebo o resultado?
- Porque não consigo provar para o responsável do estoque que o problema é dele pela falta de estoque?
- Porque fico inseguro nas compras/produção?
- Concentra seus esforços no planejamento de novos produtos e na estratégia da empresa;
- Minimiza as perdas;
- Reduz os custos administrativos e de pessoal;
- Aumenta a especialização;
- Redução do passivo trabalhista;
- Racionaliza as compras devido o efetivo controle de estoque;
- As sobras de estoque diminuem tendo em vista que as compras serão melhores analisadas;
- Sensível melhora no controle de qualidade e principalmente nas movimentações de estoque;
- Melhora significativa no resultado da empresa;
Conclusão
Você pode ver que uma boa gestão de estoque pode dar à empresa uma vantagem competitiva, reduzindo custos, melhorando o fornecimento de produtos e acelerando o envio de mercadorias. Não se esqueça de investir no aprimoramento de sua gestão de estoque para aplicar seus conhecimentos em sua cadeia de suprimentos.
Se você deseja saber mais sobre como melhorar a gestão dos estoques de sua empresa ou como a Datasite pode te ajudar a alcançar os seus objetivos entre em contato conosco, será um prazer lhe atender.
