Inteligência em gestão de inventários e gerenciamento de estoque.

Dicas para uma Gestão de Estoque de Medicamentos de Farmácia Eficiente

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Gestão de Estoque de Medicamentos de Farmácia

A gestão do estoque de medicamentos é um desafio para todas as farmácias. É também uma parte essencial de qualquer operação farmacêutica bem sucedida, pois manter o controle dos níveis de estoque tem um grande impacto sobre os custos e margens de lucro.

Na farmácia, o estoque se refere a todos os medicamentos e suprimentos médicos utilizados no cotidiano do funcionamento de uma farmácia. A gestão de estoque de Medicamentos constitui uma parte importante das atribuições do responsável da farmácia. Garantir que um estoque adequado de medicamentos e suprimentos esteja disponível para atender às necessidades de seus pacientes é fundamental, e uma gestão criteriosa do estoque também pode aumentar a lucratividade de uma farmácia.

O nível de envolvimento dos profissionais da farmácia na gestão do inventário de estoque varia de local para local, e pode variar desde pedidos básicos e reposição de produtos até a compra e reposição de todos os medicamentos em um hospital. Apesar da variedade no nível de responsabilidade e considerações específicas do local, os princípios gerais de gestão do inventário de farmácias permanecem os mesmos.

O que deve ser considerado na hora de fazer pedidos e no gerenciamento do estoque de uma Farmácia

Disponibilização

A disponibilidade de certos medicamentos pode ser afetada por uma série de fatores externos. Estes incluem problemas de fabricação, recall de produtos, menor disponibilidade de matérias-primas e demanda maior do que o normal.
A disponibilidade no ambiente hospitalar também pode ser afetada por mudanças na fórmula da instalação.
A disponibilidade de medicamentos deve ser levada em consideração ao encomendar medicamentos, e os gestores da farmácia devem estar preparados para considerar opções alternativas e comunicar essas informações aos pacientes, cuidadores, enfermeiras e pessoal hospitalar quando determinados medicamentos não estiverem disponíveis.

Datas de Validades de Medicamentos

Todos os medicamentos têm datas além das quais eles não podem ser utilizados, conhecidas como datas de validade. Após um certo tempo, as estruturas químicas dos medicamentos podem mudar para diminuir a potência do medicamento ou transformá-lo em um produto completamente diferente. Os medicamentos devem ser retirados da prateleira quando esta data se aproximar, pois não é seguro dispensar os medicamentos após a data de validade ter passado.
É importante que o técnico de farmácia esteja ciente das datas de validade ao encomendar medicamentos. Por exemplo, a epinefrina tem um prazo de validade relativamente curto, geralmente não mais do que um ano após o recebimento na farmácia. O técnico da farmácia deve garantir que a farmácia nunca peça mais epinefrina do que a que pode ser razoavelmente utilizada antes de expirar, pois se não puder ser utilizada toda antes de expirar, há uma perda potencial de lucro.

Taxa de Giro de Estoque

Ao gerenciar o seu estoque, é importante levar em conta a velocidade da rotatividade dos medicamentos. Este termo refere-se ao tempo que leva para consumir um determinado produto no inventário da farmácia. Os funcionários devem se concentrar em garantir que haja um estoque suficiente de medicamentos com uma alta taxa de rotatividade para atender as prescrições até o próximo pedido.
Os medicamentos com baixa rotatividade devem ser mantidos em níveis mínimos de estoque, para garantir que o medicamento seja utilizado antes que a data de vencimento se aproxime.
Portanto, é importante estar ciente de quais medicamentos são utilizados mais do que outros para garantir que os medicamentos estejam sempre em estoque e que os medicamentos de pouca rotatividade não parados no estoque.
Alguns medicamentos têm uma taxa de rotação muito mais rápida do que outros, que pode variar dependendo da localização da farmácia. Uma farmácia localizada ao lado de uma clínica da dor deve ter uma taxa de rotatividade para metadona muito maior do que uma farmácia localizada ao lado de um hospital pediátrico, pois a metadona não é usada em crianças.
As taxas de rotatividade também podem mudar dependendo da época do ano. Por exemplo, o Tamiflu, um medicamento antiviral usado para tratar a gripe, pode ter uma taxa de rotatividade muito maior no inverno, durante a estação da gripe, do que no verão onde a taxa de gripe é bem mais baixa do Os farmacêuticos devem estar cientes das necessidades de sua farmácia e aplicar esse conhecimento ao encomendar medicamentos.

reposição de estoque

Estratégias para uma gestão mais eficiente de sua Farmácia

A regra 80/20

Nesta estratégia de gestão de estoque, supõe-se que 80% dos custos de medicamentos de uma farmácia são gastos em 20% do estoque da farmácia. Portanto, de acordo com esta regra, é importante concentrar-se na gestão cuidadosa do inventário dos 20% de medicamentos mais movimentados.

Relatórios detalhados podem ser usados para determinar quais medicamentos estão entre os 20 por cento mais importantes do inventário da farmácia. Os relatórios também podem ser usados para rever o histórico de compra dos 20% de medicamentos mais importantes para administrar adequadamente os níveis futuros de estoque desses produtos.

Análise da Curva ABC de medicamentos

Esta estratégia de gestão de estoque consiste em classificar os medicamentos em três classes, com base em seu uso e custo.

  • A classe A consiste nos 20% de produtos que representam 80% dos custos anuais dos medicamentos da farmácia.
  • A classe B consiste em 15% dos medicamentos da farmácia que representam 15% dos custos anuais dos medicamentos da farmácia.
  • A classe C consiste em 65% dos produtos que representam 5% dos custos anuais dos medicamentos da farmácia.

Este sistema tem como foco o controle rigoroso de medicamentos que têm um custo elevado para a farmácia, enquanto se concentra menos em produtos de baixo custo para equilibrar rentabilidade com controle de estoque.

Que medicamentos devem ser estocados em uma farmácia?

Os medicamentos que cada farmácia deve ter em estoque irão variar de acordo com o tipo de farmácia e a clientela de cada farmácia. Uma farmácia hospitalar terá um estoque muito diferente do que uma farmácia ambulatorial, pois são utilizados diferentes medicamentos e formas de dosagem.

Contagem de Medicamentos no Inventário de Estoque da Farmácia

A gestão do inventário de uma farmácia geralmente envolve a contagem dos medicamentos em estoque para verificar ou atualizar suas quantidades no sistema de controle de estoque.

O inventário de estoque de medicamentos pode apresentar erros por muitas razões diferentes, tais como erro na prescrição de um paciente, roubo ou lançamento incorreto de uma nota fiscal para um pedido recebido.

Saber quantos medicamentos estão nas prateleiras e garantir que a quantidade disponível no sistema informatizado seja um reflexo preciso do que realmente existe é essencial para gerenciar adequadamente o inventário de uma farmácia.

São duas as formas mais comuns de contar os produtos no estoque, a contagem anual do estoque e a contagem do ciclo.

controle de estoque farmacia

Contagem do Inventário Anual

A contagem do inventário anual é realizada uma vez por ano para verificar a quantidade e os valores dos produtos nas prateleiras das farmácias.
Este processo é geralmente realizado quando a farmácia está fechada ou normalmente não está movimentada para garantir que todos os medicamentos sejam contados ao mesmo tempo para uma correta leitura do inventário.
Ele permite que o gestor acompanhe a lucratividade total da farmácia do ano anterior, além de mostrar como seu estoque está sendo bem administrado.

As farmácias com estoques mal administrados podem ter mais perdas devido à expiração do medicamento, contabilidade incorreta e registros de devoluções indevidas do que uma farmácia com estoques bem administrados.

Os inventários anuais também podem revelar quaisquer problemas com roubo de funcionários ou falta de estoque.

A organização dos medicamentos nas prateleiras antes de uma contagem anual do inventário ajudará a garantir que tudo seja contado corretamente.

Inventário Cíclico de Farmácia

O inventário cíclico é um método de auditoria de um determinado produto no estoque de uma farmácia em um determinado momento. Eles são realizados regularmente para garantir que a quantidade de medicamentos na prateleira da farmácia corresponda à quantidade de medicamentos que a farmácia deveria ter na prateleira.

A contagem cíclica pode ser feita em medicamentos aleatórios, em medicamentos pré-selecionados pelo farmacêutico ou pela administração devido ao alto custo ou risco de roubo, ou gerada pelo sistema de controle para medicamentos suspeitos de estarem em quantidades incorretas.

O inventário cíclico é muito usado quando há suspeita de ruptura de estoque ou excesso de estoque de um determinado medicamento, geralmente é feito retirando o medicamento em questão da prateleira e contando fisicamente. A quantidade é atualizada no sistema de controle de estoque e analisada pelo farmacêutico ou pelo gestor da farmácia, se necessário.

A contagem de ciclos permite à farmácia monitorar regularmente o nível de inventário sem interromper as operações da farmácia. Quando feitas corretamente, elas permitem que a farmácia mantenha um inventário preciso e garanta que o sistema de reabastecimento automático possa funcionar corretamente.

Risco de erro ao realizar contagens de ciclo

Quando os produtos são contados incorretamente ou as quantidades são atualizadas no sistema incorretamente, erros podem ser cometidos. Também podem ocorrer erros se os produtos forem contados em um determinado momento e não forem atualizados no sistema imediatamente. Os farmacêuticos devem garantir que as contagens de ciclos sejam realizadas regularmente, de maneira rápida e com o mínimo de interrupção possível para reduzir ao mínimo o possíveis erros.

Rotação de estoque

Independentemente do tipo de organização que uma farmácia utiliza, há vários métodos que devem ser seguidos ao reabastecer as prateleiras para garantir que o estoque circule corretamente e para minimizar o risco de erro. Ao reabastecer as prateleiras, o responsável deve garantir que as embalagens recentes sejam colocadas atrás das mais antigas, e organizar estoques com a validade mais próxima na frente de produtos similares com datas de validade mais longas. Isto garante que os estoques mais antigos sejam consumidos antes dos mais novos, para minimizar o número de produtos que expiram. As prateleiras também devem ser organizadas com um espaço adequado entre produtos parecidos para evitar que o pessoal escolha o produto errado para preencher uma prescrição.

Terceirizando o controle de Estoque de Medicamentos

O processo de contagem da Datasite em farmácia e drogarias garante aos nossos clientes um alto nível de acerto e confiabilidade. O inventário de estoque visa o desenvolvimento de relatórios descritos e analíticos sobre todos os itens presentes na empresa.

Como sabemos que “tempo é dinheiro”, saber onde e quanto temos, é a melhor maneira de proporcionar tranquilidade!

A Datasite Inventários com larga experiência na contagem de estoque em diversos segmentos, tem especialização em também em farmácia e drogarias, onde o controle perfeito, permite além da redução dos custos, proporcionar um atendimento eficaz aos nossos clientes, traduzindo em confiança e a certeza da segurança de um estoque controlado.

Nós nos destacamos no mercado de inventários de estoques, pois possuímos uma equipe treinada, com contadores experientes, em quem depositamos total confiança e que em conjunto com um excelente gerenciamento e  proporcionam um  serviço eficaz.

Utilizamos contadores por meio dos códigos de barra, onde as mercadorias são coletadas sem a necessidade de movimentação de suas prateleiras. Dessa forma todo o estoque permanece nos seus devidos locais. Certos da eficácia dos nossos serviços, a Datasite garante os resultados aos nossos clientes.

 

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