Uma das principais preocupações na gestão de uma empresa é o fluxo de caixa. Mas será que você sabe lidar com o controle de todas as suas receitas e despesas?
Saber onde o dinheiro está e para onde ele é vai são algumas das informações mais importantes para qualquer empreendedor que queira ter uma visão precisa de como sua pequena ou média empresa (PME) precisa atuar para ser rentável. Diversas ferramentas foram desenvolvidas para oferecer um panorama da situação financeira vivida por uma organização, mas poucas são tão importantes quanto o fluxo de caixa, que ajuda a visualizar se sua empresa tem dinheiro para pagar as contas e seguir operando.
Se você não sabe o que é um fluxo de caixa ou então não tem ciência de sua importância para a sustentabilidade da organização, saiba como ele pode ser crucial para se atingir – e manter – o sucesso da empresa!
Elaboramos este post para ajuda-lo a fazer um fluxo de caixa de seu estabelecimento. Além disso, vamos mostrar quais os benefícios que esse controle gera para o seu negócio. Confira Agora!
O que é o fluxo de caixa?
O fluxo de caixa é o controle das movimentações financeiras da empresa (receitas e despesas). Em outras palavras, é a forma que o empreendedor tem de saber tudo o que ele recebeu e tudo o que foi gasto em um período de tempo. O ideal é que esse controle seja feito diariamente, para que o empreendedor tenha conhecimento da quantidade de dinheiro que circula na sua empresa.
“Um bom demonstrativo de fluxo de caixa é um grande aliado para sua empresa”
O grande benefício de um relatório de fluxo de caixa é tornar visíveis as sobras e faltas de caixa com antecedência para que o administrador possa planejar melhor suas ações.
Na verdade, toda ação que uma empresa realiza é limitada a entradas ou retiradas! Nessas idas e vindas, o fluxo de caixa mostra sua importância, pois nos ajuda a reconhecer em um estágio inicial quando os recursos irão faltar ou até mesmo sobrar.
Como elaborar o fluxo de caixa?
Para elaborar o fluxo de caixa da sua empresa, você pode contar com a ajuda de planilhas prontas no excel, disponíveis online para download, ou, ainda, utilizar softwares de gestão, que padronizam e analisam os dados. Dessa forma, o empreendedor tem como registrar todas as movimentações realizadas durante o dia e não corre o risco de causar um descontrole financeiro na sua empresa.
Outro ponto importante que deve ser controlado juntamente às movimentações financeiras é o estoque da empresa. Esse controle mostra quando o comerciante deve repor o seu estoque, bem como a quantidade de produtos que ele deve adquirir. Dessa forma, é possível que o empreendedor saiba como acrescentar investimentos e gastos no fluxo de caixa da empresa.
No caso da loja de roupas, as estações do ano ditam as tendências de moda e influenciam diretamente no estoque. Sendo assim, não esqueça de fazer o controle de seu inventário de estoque para evitar que as mercadorias fiquem “encalhadas” e prejudiquem o seu fluxo de caixa.
Olhe a imagem abaixo, nela tem um exemplo, um modelo de planilha de fluxo de caixa Excel para que você possa se inspirar. Procure criar a sua planilha com o maior numero de dados possíveis, quanto mais dados sua planilha tiver mais fácil e eficiente será o teu controle de demonstração financeira.
Quais são as vantagens do uso do fluxo de caixa?
Um fluxo de caixa permite que o empreendedor tenha acesso às receitas e despesas da empresa de forma organizada e categorizada. Assim, é mais fácil realizar análises gerenciais e entender, por exemplo, quais são os gastos que podem ser reduzidos ou cortados.
Alguns softwares de gestão permitem — além da inserção e categorização de receitas e despesas — o cadastro de perfis de clientes. Essas informações ajudam o empreendedor a entender melhor o seu público, aumentando, consequentemente, o número de vendas.
Conhecimento dos recursos – Podem ser utilizados para o pagamento de dívidas ou para um investimento em seu estabelecimento. Isso se dá pelo fato de o empreendedor ter acesso ao fluxo de caixa, permitindo a ele tomar decisões embasadas em dados financeiros reais.
Controle total – Qualquer empresa registra entradas de dinheiro ao vender seus produtos e serviços e saídas ao pagar por matérias primas, salários e outros custos. A diferença entre esses valores, que pode ser positiva ou negativa, é chamada de fluxo de caixa líquido, que possibilita ou impede que a empresa pague suas contas em dia. Com ele, também é possível saber se a empresa está com muito dinheiro em caixa e, consequentemente, desperdiçando oportunidades valiosas de alcançar maior rentabilidade em outros investimentos.
Lucro sem dinheiro – Sabemos que o lucro é um dos indicadores mais importantes para o sucesso de qualquer empreendimento. No entanto, sempre ter dinheiro disponível em caixa é ainda mais valoroso. Algumas empresas, em especial aquelas em crescimento acelerado, podem ser rentáveis em suas demonstrações financeiras e, ainda assim, perderem sua capacidade de operar no curto e médio prazo em função de um fluxo de caixa negativo.
Mudanças rápidas – Uma das contribuições mais importantes do fluxo de caixa é a capacidade de mostrar algumas informações que não são tão facilmente visualizadas em outros indicadores. Algumas mudanças bruscas podem não ser constatadas de forma ágil em alguns indicadores, reduzindo o tempo de reação da gestão. Processos como gestão do estoque, contas a receber e pagamentos de fornecedores são facilmente visualizados quando os gestores mudam algum procedimento, facilitando a tomada de decisão.
Despesas elevadas – Algumas operações que podem ser consideradas como investimentos em nas declarações financeiras também ficam expostas como despesas no fluxo de caixa, facilitando seu monitoramento. Desta forma, é possível saber, por exemplo, se a empresa está comprando mais equipamentos do que poderia, embasando decisões sobre formas de financiamento.
Retiradas em excesso – O fluxo de caixa também é útil para saber quanto do dinheiro da empresa está sendo direcionado para os sócios em forma de dividendos. Em várias formas de declaração financeira, não é possível ver quanto está sendo retirado como dividendo, mas esta informação é sempre clara e visível no fluxo de caixa.
Liquidez suficiente evita surpresas em caso de inadimplência na sua empresa.
Fluxo de Caixa: Equilibre as finanças em 6 passos
O Fluxo de caixa é uma ferramenta de gestão muito importante para garantir a saúde financeira de qualquer empresa. Por meio desse instrumento, o gestor controla a entrada e a saída de recursos em um período de tempo específico, para rastrear e mensurar completamente a movimentação de capital no negócio.
O bom controle do fluxo de caixa permite que o empreendedor tenha uma ideia mais precisa de seus custos de produção e consiga prever a lucratividade do negócio, além de ajudar na tomada de decisão sobre os investimentos que serão necessários para tornar a empresa sustentável ao longo do tempo.
Vamos conhecer algumas atitudes que poderão manter seu fluxo de caixa em dia!
1.Atualize as informações diariamente;
Não se esqueça: o fluxo de caixa é uma tarefa que exige disciplina e assiduidade. Informações desatualizadas tenderão a compor cenários imprecisos, comprometendo as decisões estratégicas da empresa.
A periodicidade depende da natureza do negócio e do segmento de atuação, mas a regra geral é que nenhum fluxo de caixa resiste a lançamentos aleatórios e esparsos.
2.Organize os lançamentos em categorias;
Destinar um lugar específico para as entradas e outro para as saídas deixará a interpretação do fluxo de caixa mais simples. Separe os gastos gerais, as retiradas de pró-labore, o valor dos impostos, os recursos para o pagamento de salário, as contas fixas e demais despesas e receitas ocasionais.
3.Só considere gastar os recursos que a empresa já tiver recebido;
Não conte com dinheiro que ainda não existe, de fato. Se uma venda expressiva foi feita, ótimo. Comemore! Mas espere até receber os valores para, então, investir ou dar qualquer outro destino aos recursos.
Quando o gestor gasta aquilo que ainda não tem, o fluxo de caixa começa a ficar distorcido, gerando uma compreensão mais equivocada do panorama financeiro da empresa.
4.Conheça suas despesas e estude a composição ideal de preços;
Você sabe realmente quais são os custos totais, incluindo despesas de produção, desenvolvimento, divulgação e comercialização? Somente depois de conhecer a fundo esses itens será possível partir para a formação de preços, de modo que a rentabilidade do negócio não fique comprometida.
Além disso, ter a noção exata dos custos permite que o gestor esteja preparado para elaborar políticas de desconto que não venham a destruir o lucro, ainda que aumentem as vendas.
5.Não se torne um refém da sua própria oferta;
Depender sempre dos mesmos produtos e serviços pode deixar o fluxo de caixa mais sensível às mudanças do mercado. Assim, quando caírem as vendas de um determinado item que é tratado como o “carro-chefe”, a empresa poderá sentir mais intensamente o baque.
Ao contrário, quando a organização é capaz de diversificar sua oferta ao consumidor, aumentam as chances de gerar mais receitas em diferentes períodos.
6.Invista em estratégias de fidelização;
Conquistar e manter clientes que já compraram uma vez faz todo sentido, pois, deste modo, a empresa pode aumentar seu volume de vendas e, consequentemente, ampliar a lucratividade e contribuir para manter o fluxo de caixa sempre no azul.
Mecanismos de fidelização e de ofertas exclusivas podem ser boas alternativas, ainda mais considerando o custo de prospecção de novos clientes, para mais informações sobre estratégias de fidelização e de controles financeiros, faça um cadastro.
DICA: Se o fluxo de caixa ficar negativo por um longo período de tempo, isso pode ser um indicativo que seu capital de giro está em risco! Nesse caso, é bom pensar em promoções e destacar os produtos que frequentemente ficam parados em seu armazém.
Com tantos benefícios, ter um controle preciso do fluxo de caixa é indispensável para qualquer PME que queira competir em mercados cada vez mais acirrados e cenários econômicos desfavoráveis. Como qualquer ferramenta de administração de empresas, o controle promovido pelo fluxo vai sendo aprimorado à medida em que é colocado em prática, e contribui para a manutenção da saúde financeira do negócio, assim como para sua sobrevivência a longo prazo.
No início, preencher planilhas ou inserir os dados da empresa em um software pode parecer complicado, mas o gestor deve entender a importância que esse controle tem para a saúde financeira de seu negócio.
Você realiza o controle financeiro da sua PME através do fluxo de caixa? Já conhecia a importância da ferramenta para a sustentabilidade de um empreendimento? Deixe seu comentário!
